مدیران بخوانند.. » آموزشگاه بازارسازان | مرکز آموزش مهارت های بازاریابی و فروش
  • برای ثبت نام کلیک کنید
تکمیل ثبت نام
راهکارها


مدیران بخوانند..


پیش از پرداختن به این مقاله خواندنی، مفتخریم به اطلاعتان برسانیم که آموزشگاه بازارسازان در روز پنج شنبه نوزدهم مرداد ماه در سالن همایشهای تخصصی پروفسور مسعود حیدری میزبان همراهان در سمینار نقش نیروهای میز پذیرش در بازاریابی و فروش سازمان ها و شرکت ها با سخنرانی پرویز درگی رییس انجمن علمی بازاریابی ایران خواهد بود.

علاقمندان میتوانند جهت ثبت نام با شماره های آموزشگاه تماس بگیرند.

☎️آموزشگاه بازارسازان:

021-66028401-5

و یا از طریق لینک زیر بصورت آنلاین ثبت نام فرمایند:

https://evnd.co/OfAXi

 

   

اما اهميت جايگاه مسئول دفتر تا بدانجاست كه ارزش دارد براي آن كتابي نگاشت. اما در اين يادداشت سعي خواهم كرد به برخي ابعاد آن بپردازم.

انتخاب مسئول دفتر، سهل و ممتنع

شايد تلقي عموم مردم از مسئول دفتر اين باشد كه اين پست نياز به تخصص چنداني ندارد و صرفاً كار وي برقراري ارتباطات تلفني، تنظيم وقت، ثبت و صدور نامه، مرتب كردن كارتابل و … باشد، اما همين برداشت نادرست از يك سو باعث مي‌شود افراد توانمند و باهوش، انتخاب اين شغل را براي خودشان كسر شأن بدانند و از سوي ديگر سازمان براي اين شغل حساس، حق تخصص و فوق‌العاده شغل پرداخت نكند.

زماني كه پس از اعلام خاتمه كار نفر اول، به دنبال مسئول دفتر مي‌گشتم، مراجعه كنندگان از دو طيف خارج نبودند: يا توانمند و زبر و زرنگ بودند و با مدرك تحصيلي قابل توجه، مثل مهندسي برق و الكترونيك و يا ضعيف و گيج و منگ و با مدارك تحصيلي پرت و پلا. نگراني من از گروه اول اين است كه هر چقدر براي آموزش آنها سرمايه گذاري كنم، چون جايگاه خودشان را بالاتر از اين پست مي‌دانند، پس از يكي دو سال درخواست جابجايي يا ترك سازمان را مي‌كنند و همه‌ي زحماتم به هدر مي‌رود. لذا خودشان هم اقرار مي‌كردند الان از روي ناچاري و بيكاري مي‌خواهند به مسئول دفتري روي بياورند و براي بلند مدت در اين سمت نمي‌مانند. اما گروه دوم همان دسته‌اي هستند كه به ظاهر خيلي مظلوم و مطيع مي‌آيند اما قسم خورده‌اند كه با گيج‌بازي‌هايشان آبرو و خون شما را بريزند و روي اعصاب شما تردميل كنند. خانم شيرزاد در سريال ساختمان پزشكان نمونه‌ي اعلاي اين گروه بود كه سروش صحت و پيمان قاسم‌خاني به درستي اين شخصيت را پردازش كرده‌ بودند. مشاهده‌ي اين سريال براي من بيشتر تجديد خاطره بود و البته خنده‌اي بر لب و خون در دل.

مسئول دفتر به مثابه مأمور برج مراقبت فرودگاه

شايد براي بيان اهميت جايگاه مسئول دفتر هيچ تشبيهي بهتر از مأمور برج مراقبت فرودگاه نباشد. مسئول دفتر بايد داراي قوه‌ي تشخيص و شعور بسيار بالايي باشد و در لحظه تصميم بگيرد. مثلاً بر اساس شناختي كه از افراد، شخصيت‌ها و مراجعين پيدا كرده است، بايد همين لحظه تصميم بگيرد كه آيا الان كه رئيس در جلسه است اين تماس را وصل بكند يا نه؟ يعني آن قدر بايد در كارهاي رئيسش ريز شده باشد كه تشخيص دهد اهميت مهمان و سطح جلسه‌ي فعلي بالاتر است يا شخصيتي كه الان پشت خط مي‌خواهد صحبت كند. اينها را در هيچ آموزشگاه و دانشگاهي آموزش نمي‌دهند، فقط و فقط تجربه به اضافه شعور مسئول دفتر در اين گونه مواقع راهگشاست.

همان گونه كه مأمور برج مراقبت بر اساس جدول پروازي به هواپيماها اجازه‌ي پرواز (Take off) و فرود (Landing) مي‌دهد، مسئول دفتر نيز بايد بر اساس برنامه‌هاي شما قرار جلسات را تنظيم كند، به موقع به ميهمانان اطلاع دهد و اگر باند فرودگاه (اتاق كار شما) پر بود بداند كه چگونه آنها را با احترام منتظر نگه دارد. اگر هواپيمايي نياز به فرود اضطراري (ملاقات ضروري) پيدا كرد بداند كه چگونه آن را بر روي باند اضطراري يا بر روي جاده (در راهروي سازمان) جاي دهد (به ملاقات شما برساند). اگر برنامه‌ي زمانبندي پروازها (جلسات شما) به خاطر يك مشكل غيرمترقبه به هم خورد، بتواند دوباره زمانبندي جديد را تنظيم و اعلام كند. همه‌ي مدارك و مستندات پرواز (سوابق، صورتجلسات و نامه‌نگاري‌هاي قبلي) را به موقع در اختيار شما قرار دهد. شما را از حملات هوايي و تجاوز هواپيماهاي دشمن (زيرآب‌ زني‌ها و تحركاتي كه در سازمان عليه شما انجام مي‌شود) آگاه سازد.

 

مسئول دفتر ويترين و پيشاني كار شماست

علاوه بر مطالبي كه در بالا ذكر شد، مسئول دفتر بايد داراي روابط عمومي قوي، حسن خلق و خونگرمي خاصي باشد. مسئول دفتر بايد نقش ضربه‌گير را داشته باشد يعني اگر كسي با پرخاشگري وارد دفتر كار شما شد، او را آرام كند و به مشكلش رسيدگي كند، نه اين كه همان استرس را به شما منتقل كند. مسئول دفتر بايد با رصد كردن آخرين اخبار و اطلاعات سازمان شما را در جريان ريزترين مسائل نظير فوت بستگان همكاران جهت شركت در مجالس ايشان، گرفتاري‌هاي مالي و كاري زيردستان و همكاران براي رسيدگي، اخبار حاشيه‌اي نظير سوء استفاده‌هاي مالي، آيين‌نامه‌ها و بخشنامه‌هاي جديد و هر آنچه دانستنش براي يك مدير الزامي است قرار دهد.

اگر مسئول دفتر فرد توانمند و قابل اعتمادي باشد (منظورم از قابل اعتماد، سطح خيلي بالايي از اعتماد است) بسياري از كارهاي روتين را كه نياز به نظر كارشناسي ندارد و صرفاً امضاي آنها بر اساس تشريفات اداري به عهده‌ي شماست، مي‌توانيد به او واگذار كنيد و خودتان به كارهاي ضروري‌تر بپردازيد.

 

ويژگي‌ها و توانمند‌ي‌هاي الزامي براي مسئول دفتر

روابط عمومي بسيار قوي: دوست بودن با تمام كاركنان و مديران و انجام بسياري از امور از طريق روابط، براي پرهيز از اين كه امضاي شما بيهوده هزينه شود.

حافظه‌ي خيلي خوب: دانستن نام تمام كاركنان، پرسنل خدمات، مراجعين، شخصيت‌ها، حفظ بودن شماره تلفن‌هاي پركاربرد، به ياد داشتن سوابق طرح‌ها و پروژه‌ها.

نظم و انضباط: تنظيم دفترچه تلفن منظم از مراجعين (به صورت كاغذي و الكترونيكي)، تنظيم كارتابل، حضور به موقع در محل كار، تميز نگه داشتن ميز كار.

قدرت تشخيص و شعور بالا: پيشتر عرض شد.

توانايي تجزيه و تحليل: مسئول دفتر بايد بتواند از متن نامه‌ي شما چكيده و خلاصه تنظيم كند

مسئوليت‌پذيري و پيگيري: كار را تا زماني كه به سرانجام نرسيده است رها نكند

صبر و حوصله‌ي بالا: برخي جلسات شما شايد تا ديروقت به طول انجامد يا اين كه مراجعين از پاسخ وي قانع نشوند و با او تند برخورد كنند. در اينجا لازم است كه وي صبوري به خرج دهد.

صداقت و امانتداري: هيچ صفتي براي يك مسئول دفتر بالاتر از صداقت در نقل مطالب و امانتداري در حفظ ديده‌ها و شنيده‌ها نيست.

تسلط به كار با كامپيوتر و نرم‌افزارهاي خانواده Office: مسئول دفتر بايد تا جاي ممكن همه‌ي نامه‌ها و مستندات را به صورت سيستماتيك ثبت و ضبط كند تا اينها براي نفرات بعدي و ساير همكاران ماندگار و قابل پيگيري باشد.

تسلط بر امور اداري: دانستن مفاهيم نامه‌نگاري نظير نامه پيرو، عطف، صادره، وارده، تسلط به امور بايگاني، آشنايي با امور كارگزيني و … .

آشنايي با سازمان: مسئول دفتر حتي المقدور بايد نيروي قديمي و باسابقه سازمان باشد و افراد و فرايندهاي سازمان را بشناسد.

مدرك تحصيلي: بهترين و مرتبط‌ترين مدرك تحصيلي براي يك مسئول دفتر، كارشناسي يكي از گرايش‌هاي مديريت است بسته به نوع سازمان كه دولتي باشد يا بازرگاني يا صنعتي.

اگر بنده، خداي ناكرده، زبانم لال روزي به مقام رياست سازماني رسيدم براي مسئولين دفاتر، سختي كار و فوق‌العاده شغل تعيين مي‌كنم و نيروهاي مستعد و باهوش را در اين پست‌ها مي‌نشانم. احتمالاً با مطالعه‌ي اين يادداشت شما نيز تصديق مي‌كنيد كه كار مسئول دفتري يك كار كاملاً تخصصي، حساس و پراسترس است و بر خلاف آن چه به ذهن مي‌رسد نياز به تجربه‌ و قدرت تشخيص بسيار بالايي دارد.

 

«مسئول دفتر (Secretary) همان گونه كه از نام انگليسي‌اش پيداست محرم اسرار (Secrets) و رازهاي شماست. در انتخاب مسئول دفتر بسيار دقت كنيد و فرد امين و مورد اعتماد خودتان را انتخاب كنيد. البته ترجيحاً مسئول دفتر بايد از داخل سازمان باشد تا با افراد و ساختار سازمان آشنايي داشته باشد. وقتي معاون قديمي سازمان به دفتر شما تلفن مي‌كند، نپرسد: «ببخشيد شما؟». در يك كلام، مسئول دفتر ماهر و مسلط به امور اداري مي‌تواند شما را تا حد وزير بالا ببرد و مي‌تواند شما را به بخش خدمات منتقل كند»

 

به قلم محمدرضا اسدی

0 دیدگاه :